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TECNOLOGIA

- Publicada em 21 de Novembro de 2012

Excesso de dados e informações desafia empresas

O excesso de informações não estruturadas que circulam hoje vai se tornar um problema cada vez maior para as empresas que não se prepararem para gerenciar de forma inteligente os seus dados. O fenômeno do Big Data, que envolve uma quantidade infinita de dados que chegam diariamente às corporações, representa um desafio enorme para os gestores de TI. São e-mails, contatos, comentários em redes sociais e notas fiscais que precisam ser recebidos, catalogados e armazenados de forma a estarem disponíveis na velocidade exigida pelo ritmo dos negócios. Quando isso não acontece, os efeitos são sentidos no dia a dia, mesmo que muitas empresas nem percebam isso.

Estudos da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD) mostram que as grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos. Pior do que isso é a constatação de que os funcionários perdem até duas horas por dia, em média, procurando documentos extraviados, como contratos, notas fiscais, guias e e-mails. “A informação chega às empresas em alto volume e de fontes variadas, o que obriga os gestores a montarem uma estratégia para que esses dados possam suportar os processos internos”, sugere Wilton Tamane, que atua há mais de duas décadas na área de gestão de informação e documentos corporativos e é diretor da CNC Solutions.

Ele participa amanhã do 1º Congresso Sul-Brasileiro de Gestão da Informação e Documentos Corporativos, que acontece na Fiergs, em Porto Alegre. O encontro vai discutir como as empresas podem enfrentar e extrair valor do grande volume de informação gerado diariamente para impulsionar os negócios. Essa é a primeira vez que a região Sul receberá um congresso focado em gestão da informação e documentos corporativos. Entre os temas que serão discutidos está a estratégia de digitalização para otimizar os processos de negócios, como obter redução de custo com a gestão de documento em papel e o gerenciamento de informações e documentos na era social e móvel. E, claro, o Big Data.

“Hoje se fala muito, no Brasil, em Big Data como forma de defender o consumo cada vez maior de servidores e licenças. Mas isso é como tratar doença com Merthiolate”, diz o cientista da informação e diretor da interPublicis, Márcio Teschima. Segundo ele, todos os dados que chegam às companhias precisam ser classificados levando em questão características como usabilidade e encontrabilidade, ou seja, o quão fácil será achá-los quando algum departamento tiver uma demanda urgente. Nos Estados Unidos, os dados considerados não importantes, redundantes ou fora do prazo de validade podem chegar a 60% do total.

A digitalização é a tecnologia usada hoje para transformar os dados que estão em papel em informação digital. Mas isso é apenas o começo do processo. “Existem soluções de hardware, software e serviços que podem ser adquiridos, mas, de nada adianta isso se esse trabalho não for feito de forma a agregar valor ao negócio”, explica Teschima, destacando que a informação é o principal ativo das corporações. O mesmo esforço vale para as informações que já chegam digitalizadas.

Avalanche de informações:

  • 30% de toda a papelada é inútil e poderia ser eliminada;
  • 37% das fotocópias impressas são desnecessárias;
  •  O custo de recriação de um documento é de US$ 120,00;
  • 67% dos dados perdidos são diretamente relacionados a erros dos usuários, o que os torna 30 vezes mais ameaçados por vírus, fator que lidera a causa da perda de dados;
  • A administração de arquivos impacta significativamente na geração de custos e despesas de uma empresa;
  • Arquivos tipicamente ativos crescem na proporção de 25% ao ano.

Fonte: Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos